PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN

Quản lý văn bản là gì? Phần mềm quản lý văn bản nào tốt nhất

Quản lý văn bản là gì? Phần mềm quản lý văn bản nào tốt nhất
3.6 (71.54%) 26 votes

Ngày nay, trong thời đại 4.0 thì việc quản lý văn bản theo cách truyền thống đã quá lỗi thời rồi. Hiện nay, sử dụng một phần mềm quản lý văn bản sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ, văn bản, công văn đến, công văn đi một cách dễ dàng và nhanh chóng. Ngoài ra việc sử dụng phần mềm sẽ giúp tiết kiệm được thời gian và tiền bạc hơn rất nhiều sơ với các quản lý văn bản truyền thống.

Văn bản là gì?

Văn bản là phương tiện lưu giữ và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay  ký hiệu nhất định.

Văn bản quản lý nhà nước là gì?

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.

Phân tích đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước.

Khi nói đến văn bản quản lý nhà nước là nói đến loại văn bản của tổ chức đặc biệt trong xã hội, đó là Nhà nước. Tính đặc biệt của văn bản quản lý nhà nước thể hiện ở những đặc điểm sau:

+ Về chủ thể ban hành: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan Nhà nước, người có thẩm quyền soạn thảo và ban hành. Chỉ có những văn bản do người đúng thẩm quyền ban hành mới có ý nghĩa pháp lý.

Không phải chủ thể nào cũng được ban hành mọi loại văn bản quản lý mà chỉ được ban hành những loại văn bản nhất định trong phạm vi thẩm quyền để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình.

Ví dụ: các cơ quan thuộc Chính phủ không có quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Tổng cục, Cục, Vụ thuộc Bộ không có quyền ban hành Thông tư mà chỉ có Bộ chủ quản mới có quyền đó.

+ Về mục đích ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm mục đích thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của Nhà nước.

+ Đối tượng áp dụng: Văn bản quản lý Nhà nước mang tính công quyền, được ban hành để tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội, là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ  thể của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

+ Về trình tự ban hành, hình thức văn bản: Văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải được xây dựng, ban hành theo thủ tục pháp luật quy định và được trình bày theo hình thức luật định. Mỗi loại văn bản thường được sử dụng trong những trường hợp nhất định và có cách thức trình bày riêng. Sử dụng đúng hình thức văn bản sẽ góp phần tạo ra sự thống nhất cả về nội dung và hình thức của hệ thống văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng thực hiện văn bản.

+ Về bảo đảm thi hành.

Văn bản nhà nước mang tính quyền lực Nhà nước, bắt buộc các chủ thể khác phải thực hiện và được đảm bảo thực hiện bởi Nhà nước như hoạt động tổ chức trực tiếp hoặc cưỡng chế.

+ Về văn phong.

Văn bản quản lý nhà nước nhằm mục đích truyền đạt thông tin, mệnh lệnh từ chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý một cách đầy đủ, chính xác nhất. Nó không cần biểu cảm nên mang đặc trưng văn phong riêng, khác với văn phong nghệ thuật. Văn bản quản lý nhà nước thường mang tính phổ quát, đại chúng và không cần quá chi tiết như văn bản khoa học.

Phần mềm quản lý văn bản nào tốt nhất?

Cloudoffice là phần mềm văn phòng điện tử được rất nhiều cơ quan doanh nghiệp tin dùng, ngay trong CloudOffice cũng được trang bị một hệ thống quản lý văn bản chuyên nghiệp và dễ sử dụng. Phân hệ văn bản của CloudOffice cho phép tạo lập, quản lý Văn bản đến, Tờ trình, Văn bản đi, phân loại văn bản, giao cấp dưới xử lý và theo dõi tiến độ xử lý, đánh giá kết quả xử lý … giúp các cơ quan và doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như tiền bạc so với cách quản lý văn bản truyền thống.

phần mềm quản lý văn bản cloudoffice

Những tính năng chính của phần mềm Cloudoffice:

– Quản lý văn bản
(Văn bản đi, văn bản đến, Tờ trình…)
– Quản lý công việc
(Tạo việc, theo dõi xử lý công việc, đánh giá công việc…)
– Quản lý tài liệu
(Lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, sự kiện, tài liệu chia sẻ…)
– Tiện ích văn phòng
(Thảo luận, chat, ghi chép, nhắc nhở…)
– Cá nhân hóa
(Tùy biến sử dụng, giao diện, chức năng…)

Để biết thêm chi tiết và báng giá của phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice quý khác có thể tham khảo tại đây