PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN

Các quy định về quản lý văn bản điện tử đến và đi trong cơ quan nhà nước

Quản lý văn bản
Các quy định về quản lý văn bản điện tử đến và đi trong cơ quan nhà nước
4.3 (85%) 4 votes

Theo điều 5 của luật giao dịch điện tử, các văn bản điện tử phải được xác thực cả về nguồn gốc, sự trọn vẹn, an toàn thông tin dữ liệu trong quá trình gửi và nhận văn bản điện tử. Ngoài ra phải tuân theo các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật của nhà nước.

Quyết định nêu rõ, văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có).

Các quy định về quản lý văn bản điện tử đến và đi trong cơ quan nhà nước

Quy đinh gửi văn bản điện tử

Văn bản điện tử phải bảo đảm yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Bộ Nội vụ, đề định dạng theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông…

Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên, ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.

Văn bản điện tử phải được theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

Tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.

Quyết định quy định về đầu mối cơ quan đơn vị gửi, nhận văn bản điện tử như sau: Văn phòng Chính phủ gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ và theo Quy chế làm việc, Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản của Văn phòng Chính phủ.

Bên cạnh đó, Quyết định cũng quy định các loại văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy bao gồm:

Văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo quy định tại Quy chế làm việc của Chính phủ; Văn bản theo Danh mục do người đứng đầu bộ, ngành, địa phương quyết định ngoài các văn bản theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 7 Quyết định này và theo quy định của pháp luật.

Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và theo Quy chế làm việc, Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

Quyết định này có hiệu lực thi hành từ 6 tháng 9 năm 2018.

>>> Xem thêm: giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp