PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN

Doanh nghiệp nên lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho phù hợp với pháp luật

Doanh nghiệp nên lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào cho phù hợp với pháp luật
5 (100%) 1 vote

Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp đã nhìn thấy lợi ích từ hóa đơn điện tử, và hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, theo như quy định của pháp luật thì để có thể sử dụng hóa đơn điện tử dễ dàng và hợp pháp nhất doanh nghiệp cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn và dễ thực hiện nhất.

  1. Lưu giữ hóa đơn điện tử là gì?

Hiểu một cách đơn giản thì lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

  1. Điều kiện để lưu trữ hoá đơn điện tử

Bất kỳ một hoạt động nào đó cũng đều tuân theo những nguyên tắc cơ bản của nó, và hóa đơn điện tử được lập và lưu trữ dữ liệu phải thoả mãn các điều kiện cần thiết sau :

  • Cơ sở pháp lý, hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011. Ngoài ra, hóa đơn điện tử vẫn tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo nghị định 51.
  • Nội dung của hoá đơn phải đảm bảo độ chính xác. Cũng như đầy đủ thông tin theo quy định để có thể dễ dàng truy cập hay tham chiếu trong trường hợp cần thiết.
  • Hoá đơn lưu trữ phải có hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hoá đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hoá đơn cũng như bảo đảm chất lượng công việc.
  • Hoá đơn điện tử được lưu trữ phải được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, có đầy đủ các thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

  1. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật

Hoá đơn điện tử sau khi được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá. Dịch vụ sẽ được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu giữu hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:

– Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

– Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp triển khai hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Vví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.