QUẢN LÝ VĂN BẢN

Cloud Office- Giải pháp quản lý chuyên nghiệp cho công tác văn thư lưu trữ

Cloud Office- Giải pháp quản lý chuyên nghiệp cho công tác văn thư lưu trữ

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRONG THỜI GIAN TỚI

Giải pháp nâng cao chất lượng quản lý công tác văn thư ,lưu trữ
1. Thực trạng công tác văn thư

Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. Với vai trò như vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Trong thời gian qua, công tác văn thư trong phạm vi tỉnh đã đạt được những kết quả nhất định thể hiện trên phương diện quản lý và tổ chức thực hiện như sau:
Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tác dung của công tác văn thư trong hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan tổ chức nói riêng, tỉnh đã quan tâm đến việc ban hành các văn bản để quản lý, chỉ đạo công tác này. Trong đó văn bản quan trọng nhất tạo cơ sở pháp lý cơ bản cho việc thiết lập, quản lý và tổ chức thực hiện các hoạt động văn thư ở các Sở, ban, ngành, các huyện, thị xã, thành phố là Chỉ thị 02/2011/CT-UBND ngày 20/5/2011 của UBND tỉnh về việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh và Quyết định 34/2012/QĐ-UBND ngày 19/9/2012 của UBND tỉnh về việc Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữu của UBND các cấp và các ngành thuộc tỉnh; là văn bản quy phạm pháp luật đã điều chỉnh một cách tương đối đầy đủ, toàn diện và cụ thể về công tác văn thư như: Quy định soạn thảo, ban hành văn bản hành chính về hình thức văn bản hành chính; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; duyệt bản thảo, sữa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt; đánh máy, nhân bản; kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; ký văn bản; bản sao văn bản gồm: bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục; Quy định về quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.
Cùng với việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư thì tổ chức văn thư được quan tâm kiện toàn ở các ngành, các cấp. Đến nay cán bộ văn thư có trình độ trung cấp, cao đẳng và đại học số lượng tương đối và đã đáp ứng được yêu cầu ở các cơ quan, tổ chức trong tỉnh. Ngoài ra, hàng năm ở tỉnh và ở huyện, thị xã, thành phố đều tổ chức các lớp tập huấn văn thư, lưu trữ cho cán bộ phụ trách và trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc thực hiện công tác văn thư trong thời gian qua đã bộc lộ những hạn chế cần được quan tâm khắc phục, đó là:
– Tổ chức văn thư ở các cấp, các ngành nhìn chung chưa được kiện toàn theo đúng quy định của nhà nước. Cơ sở để xác định mức biên chế văn thư rất khó khăn vì chưa có định mức lao động cho từng hoạt động văn thư.
– Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư.
– Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của bộ nội vụ vẫn còn lỗi, chưa thống nhất khi vận dụng, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn khi tiếp nhận và giải quyết văn bản.
– Việc lập hồ sơ hiện hành tuy có chuyển biến nhưng vẫn còn nhiều hạn chế. Tình trạng không lập hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu nội dung của công tác lập hồ sơ diễn ra khá phổ biến.
– Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc.
– Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế do cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành.

2. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức nhà nước trong thời gian tới.
– Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư và tăng cường trách nhiệm của các ngành, các cấp đối với công tác văn thư ở cơ quan, tổ chức. Trước mắt cần tập trung phổ biến một số văn bản đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành về công tác văn thư như nghị định 110/2004/NĐ-CP của chính phủ về công tác văn thư; Thông tư 01/2011/TT-BNV của bộ nội vụ; các văn bản hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của cục văn thư và lưu trữ nhà nước và các văn bản của UBND tỉnh như: Chỉ thị 02/2011/CT-UBND và quyết định 34/2012/QĐ-UBND.
– Tiếp tục thực hiện công văn số 2864/UBND-NC về việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ (2011 – 2013). Kết quả kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho các đơn vị được kiểm tra biết và có hình thức khen thưởng.
– Kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ở các ngành, các cấp phải được phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp.
– Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách. Các hình thức đào tạo có thể là chính quy, tại chức hoặc thông qua các lớp tập huấn do Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức.
– Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư, lưu trữ.
– Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng. ừng dụng công nghệ mới vào công tác văn thư để nâng cao năng suất chất lượng, hiệu quả công việc và nâng cao khả năng hội nhập với Khu vực duyên hải miền trung và cả nước

[Theo tin từ: Chi cục VTLT tỉnh Bình Định]