QUẢN LÝ VĂN BẢN

Hiệu quả thiết thực đến từ mô hình văn phòng điện tử di động

Quản lý văn bản

Bắt đầu từ ngày 1-4-2013, huyện Vạn Ninh (Khánh Hòa) đã có bước đột phá trong việc cải cách hành chính và xây dựng hệ thống hành chính hiện đại. Nổi bật nhất là việc ứng dụng phần mềm Văn phòng điện tử trong chỉ đạo, điều hành và quản lý.

Ứng dụng tạo môi trường làm việc hiện đại

Huyện Vạn Ninh đã áp dụng thành công mô hình văn phòng điện tử di động từ UBND huyện tới các phòng ban chuyên môn tới UBND các xã, thị trấn; đồng thời có sự kết nối với Văn phòng Huyện ủy, Thường trực HĐND của huyện. Việc xử lý và quản lý văn bản đi, đến, từ đó đưa ra các chỉ đạo, phân công công việc cho các đơn vị, phòng, ban tới các cán bộ, công chức, viên chức (CB-CC-VC) từ cấp huyện đến cấp xã đã được thực hiện chủ yếu thông qua ứng dụng và các tính năng trên phần mềm. Khi nhận các file văn bản đến của các cơ quan trong hệ thống, văn thư của cơ quan được nhận thực hiện phân loại văn bản và chuyển file điện tử của văn bản đó tới lãnh đạo văn phòng (hoặc Chủ tịch UBND huyện, xã), từ đó đưa ra ý kiến xử lý, sau đó hồ sơ được tiếp tục chuyển đến cơ quan tham mưu và xử lý qua hệ thống. Đối với các văn bản đến của các cơ quan nằm ngoài hệ thống, bộ phận văn thư scan văn bản đó, tạo file điện tử và thực hiện các khâu sau đó như đối với văn bản nằm trong hệ thống.

ung-dung-van-ban-dien-tu

Các chỉ đạo, ý kiến của ban lãnh đạo UBND huyện, xã, thị trấn, thủ trưởng các đơn vị chủ yếu cũng được thực hiện thông qua mục “Giao việc” trực tuyến trên hệ thống văn phòng điện tử. Cho tới nay, ban lãnh đạo UBND huyện, 100% lãnh đạo và cán bộ công nhân viên chức các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và các đơn vị cấp huyện đã tham gia xử lý văn bản trên. Đối với hệ thống quản lý cấp xã, do điều kiện về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin chưa đảm bảo nên cách thức thực hiện này chỉ được triển khai đến lãnh đạo UBND xã, 7 chức danh công chức chuyên môn và một số chức danh khác. Tổng số cán bộ công nhân viên chức được cấp tài khoản để tham gia hệ thống đạt gần 400 người. Thông qua ứnd dụng phân quyền của hệ thống, ban lãnh đạo có thể kiểm tra, kiểm soát tiến độ và kết quả giải quyết công việc của toàn bộ cán bộ công nhân viên chức cấp dưới mọi lúc, mọi nơi. Chủ tịch UBND huyện còn có thể kiểm soát chặt chẽ công việc của các đơn vị, phòng, ban cấp xã, chỉ đạo và đôn đốc và kiểm soát kịp thời đối với một số trường hợp bị chậm trễ.

Hiệu quả thực hiện bước đầu

Sau khi sử dụng phần mềm văn phòng điện tử bước đầu đã góp phần mang lại hiệu quả rất tích cực. Bên cạnh việc giảm chi phí quản lý hành chính, công việc của các cơ quan, đơn vị và cán bộ công chức cũng được giải quyết nhanh hơn do tiết kiệm được thời gian chờ công văn đến nhờ việc nhận văn bản trực tuyến. Mỗi cán bộ công chức và lãnh đạo các cơ quan, đơn vị có thể chủ động kiểm soát tốt công việc được giao, sau đó phân công và sắp xếp nhân sự hợp lý hơn rất nhiều. Điểm quan trọng khi sử dụng là ứng dụng văn phòng điện tử tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp và minh bạch, nâng cao trình độ kỹ năng và nhận thức cho cán bộ công chức, tạo tiền đề để họ sẵn sàng tiếp cận và ứng dụng các công nghệ hành chính hiện đại khác vào công việc hàng ngày.

“Ban lãnh đạo UBND huyện dù bận đi công tác xa, bận họp vẫn có thể xử lý, giám sát công việc một cách chặt chẽ, nhanh chóng và tiện lợi…”, ông Lê Hữu Trí, Chủ tịch UBND huyện Vạn Ninh chia sẻ. Ông Võ Thành Sơn, Chánh Văn phòng UBND huyện chia sẻ: “Kể từ khi huyện triển khai sử dụng hệ thống quản lý, công việc được quản lý chặt chẽ và xử lý nhanh chóng, đạt hiệu quả cao, đồng thời tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí cho các công tác thủ tục hành chính”. Trong đó, theo ông Sơn, mỗi ngày, Văn phòng UBND huyện phải nhận rất nhiều loại văn bản đến, tuy nhiên, tất cả đều được chuyển đổi theo dạng file số và lưu trữ trong hệ thống để chuyển đến ban lãnh đạo UBND huyện xử lý. Điều đó đã giúp tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí cho công tác lưu trữ, đưa chuyển của bộ phận văn thư văn phòng của huyện (chi phí được giảm hơn một nửa, từ 1,2 triệu đồng/tháng xuống còn 600 – 800 nghìn đồng/tháng).

Về việc triển khai cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo hướng hiện đại thì huyện hiện tại có 2 đơn vị cấp xã là UBND xã Vạn Bình và thị trấn Vạn Giã đã được xây dựng và đi vào hoạt động bộ phận một cửa liên thông hiện đại; hiện nay huyện đang chuẩn bị cài đặt phần mềm một cửa điện tử để được chính thức đi vào hoạt động trong thời gian tới. Đồng thời, bộ phận một cửa liên thông hiện đại tại UBND huyện hiện nay đã được đầu tư xây dựng mới và đưa vào hoạt động vào ngày 1-4-2013 với diện tích gần 250m2 trong khuôn viên Trung tâm Hành chính của huyện; kiện toàn Bộ phận Tiếp nhận, Trả kết quả để tiếp nhận, trả kết quả và quản lý hồ sơ cho tổ chức, công dân đối với tất cả các lĩnh vực thủ tục thuộc Đề án 30. Ngoài ra, huyện đang tiếp tục hoàn chỉnh và phê duyệt Đề án thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông theo hướng hiện đại tại 4 xã: Vạn Thắng, Vạn Phú, Vạn Phước và Đại Lãnh; từ đó nâng cao khả năng ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử tại các cơ quan, đơn vị và địa phương gắn với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 trên tất cả lĩnh vực theo Đề án 30. Bên cạnh đó, việc khai thác có hiệu quả Cổng thông tin điện tử huyện, hướng tới việc thực hiện cơ chế một cửa liên thông trực tuyến để giải quyết các công việc, thủ tục hành chính, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của người dân, tổ chức, đơn vị và doanh nghiệp.

Nguồn: Bao Khanh Hoa