QUẢN LÝ VĂN BẢN

Quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến

Quy trình xử lý văn bản đi, văn bản đến

Quy trình Xử lý văn bản đi, văn bản đến
(Theo Quyết định số 13/QĐ-CT, ngày 31/01/2008 của
Cục trưởng Cục Thuế tỉnh Ninh Thuận)

1- Mục đích:
– Nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực trong việc điều hành của lãnh đạo, đẩy mạnh cải cách hành chính trong lĩnh vực thuế, xây dựng hệ thống hành chính – văn phòng ngành thuế văn minh hiện đại.

– Đảm bảo trong công tác văn thư: Quản lý thống nhất; nhanh chóng chính xác, đúng thủ tục.
2- Phạm vi áp dụng:
Áp dụng thống nhất cho các đơn vị thuộc Cục thuế tỉnh Ninh Thuận.
3- Tài liệu viện dẫn:
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư;
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;
Quyết định số 1138 TCT/QĐ-HC ngày 04/8/2004 của Tổng cục thuế ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành thuế.
4- Định nghĩa:
Công tác văn thư là toàn bộ các hoạt động về xây dựng văn bản, tiếp nhận, chuyển giao và xử lý văn bản trong hoạt động quản lý của các cơ quan.

5- Các bước thực hiện:

Bước

Trách nhiệm

Nội dung thực hiện

Thời gian/
biểu mẫu

1.

Lãnh đạo Cục thuế; phòng HCQT-TV/ Nhân viên văn thư

Quản lý và giải quyết văn bản đến:

– Tất cả văn bản đến đều phải đăng ký vào máy tính ở văn thư cơ quan;
– Văn bản đến được kiểm tra và phân loại (gọi tắt là xử lý) nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật;
– Tất cả văn bản đến cơ quan phải được xem xét nhanh. Thời gian quy định xử lý văn bản đến tại cơ quan Cục thuế là: 01 ngày, kể từ ngày văn thư nhận công văn: nhận trực tiếp hoặc do cơ quan Bưu điện giao;
– Văn bản đến phải trình Thủ trưởng cơ quan, qua Trưởng phòng HCQT – TV trước khi phân phối cho Phòng hoặc cá nhân giải quyết;
– Phòng, cá nhân (kể cả thủ trưởng đơn vị) khi nhận văn bản đến phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư;
– Thực hiện việc lưu các loại văn bản đến theo yêu cầu của Thủ trưởng cơ quan và thực hiện việc nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định của Nhà nước.

2.

Lãnh đạo Cục thuế ; phòng HCQT-TV/ Nhân viên văn thư

Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến
– Lãnh đạo Cục Thuế (Lãnh đạo Chi cục Thuế các huyện, thành phố) các phòng liên quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến;
– Căn cứ nội dung văn bản đến, Lãnh đạo Cục Thuế giao cho đơn vị, cá nhân liên quan giải quyết, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của Ngành thuế;
– Lãnh đạo Cục thuế giao cho Chánh văn phòng, Trưởng phòng hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện công việc sau:
+ Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp;
+ Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;
+ Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

3.

Lãnh đạo Cục thuế; phòng HCQT – TV/ nhân viên văn thư

Quản lý và giải quyết văn bản đi:
– Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài phải đăng ký và làm thủ tục gửi đi ở văn thư cơ quan;
– Văn bản đi phải được đăng ký: số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản vào máy tính của văn thư cơ quan để theo dõi và phục vụ việc tra tìm văn bản được nhanh chóng;
– Trước khi đăng ký văn bản, văn thư cơ quan kiểm tra thể thức của văn bản, kỹ thuật trình bày và thẩm quyền ban hành văn bản;
– Thời gian xử lý và gửi văn bản đi được thực hiện trong ngày.

4.
Lãnh đạo Cục thuế;
Phòng HCQT-TV/nhân viên văn thư
Lưu văn bản đi:
– Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, và một bản lưu trong hồ sơ;
– Bản lưu văn bản đi tại văn thư Cục Thuế phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký;
– Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của Cục thuế, phải được làm bằng loại giấy tốt và được in bằng mực bền lâu;
– Thực hiện việc lưu văn bản đi theo yêu cầu của Thủ trưởng đơn vị và thực hiện việc nộp hồ sơ vào lưu trữ theo quy định của Nhà nước

Trích nguồn : Cục thuế tỉnh Ninh Thuận