QUẢN LÝ VĂN BẢN

Ứng dụng văn bản điện tử: cần có cơ chế thưởng phạt rõ ràng

ung-dung-van-ban-dien-tu

Theo đại diện trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, để đẩy mạnh hiệu quả và tỷ lệ sử dụng văn bản điện tử trong giải quyết công việc, đã đến lúc các tổ chức cần xây dựng cơ chế thưởng phạt rõ ràng, không nên ứng dụng theo hình thức động viên hay khuyến khích.

Các chuyên gia cho rằng, tuy chưa thể thay thế hoàn toàn cho văn bản giấy, song vai trò của văn bản điện tử đang ngày một lớn, được nhiều tổ chức, đơn vị chú trọng sử dụng.

Hiện nay, nhiều địa phương như TP.HCM, An Giang, Phú Thọ, Vĩnh Long… đã quy định rõ các loại văn bản chỉ trao đổi qua hệ thống thư điện tử, không gửi bản giấy như thông báo, lịch công tác, giấy mời, giấy triệu tập, văn bản điều hành, trao đổi phục vụ công việc, tài liệu hội họp…

Tuy nhiên, thực tế đang cho thấy, quá trình triển khai thực tế tại nhiều cơ quan, tổ chức vẫn còn gặp không ít rào cản, nhiều nơi chưa nghiêm túc thực hiện.

Đại diện Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng cho rằng, nguyên nhân là do việc xây dựng yêu cầu ứng dụng, quản lý tại nhiều nơi không phù hợp với thực tế, thiếu quy chế, quy định quản lý, không thống nhất để chuẩn hoá được các quy trình.

Trong đó, thách thức vẫn được nhắc đến nhiều đó là không có ý chí của người lãnh đạo tổ chức và sự chống đối của người sử dụng khi tiếp cận với văn bản điện tử. Việc sử dụng văn bản giấy và tâm lý coi trọng chữ ký, con dấu thủ công vẫn ăn sâu vào thói quen công việc hàng ngày.

Ngoài ra, trong công tác sử dụng, quản lý văn bản điện tử, nhiều nơi vẫn còn lo ngại đến vấn đề mất an toàn an ninh thông tin, lúng túng trong việc phân loại ra loại hình văn bản cần số hóa, loại chỉ duy trì dạng bản giấy hoặc loại văn bản sử dụng ở cả hai dạng.

“Để việc sử dụng và quản lý hiệu quả hơn, đã đến lúc cần phải xây dựng cơ chế thưởng phạt rõ ràng. Không nên coi việc ứng dụng trong giải quyết công việc chỉ theo hình thức động viên khuyến khích, chưa thành chủ trương bắt buộc”, đại diện trường Đại học Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội gợi ý hướng khắc phục hạn chế.

Còn theo lưu ý của ông Vũ Xuân Nam, đại diện Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế (Đại học Thái Nguyên), vấn đề quan trọng là quy trình thiết kế, xây dựng phần mềm quản lý văn bản điện tử cần phù hợp với đặc thù, điều kiện thực tế của từng tổ chức, đơn vị.

Xem thêm các chuyên trang:

quản lý tài liệu

quản lý công việc

quản lý công văn

quản lý văn thư

quản lý hồ sơ